menkep kelompok 3

MAKALAH

Pendelegasian

Di Susun Oleh :

KELOMPOK 3

1. SITI MARCHAMATUN (SK.109.172)

2. SUCI MULYANI (SK.109.184)

3. SUGENG WIDODO (SK.109. 185)

4. SITI CHOLIFAH (Sk.109.171)

5. SITI RIF’ATI (SK.109.176)

6. TRI YANTI (SK.109.197)

7. ULFA GERI (SK.109.198)

8. WIWI SUSANTI (SK.109.209)

9. ZAENAL FATUROHMAN(SK.109. 216)

PROGRAM STUDI ILMU KEPERAWATAN STIKES KENDAL TAHUN AKADEMIK 2010-2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kami sehingga makalah ini terselesaikan.

Makalah ini penulis buat berdasarkan kebutuhan seorang perawat dan perawat merawat kliennya.Agar konsp dan teori keperawatan dapat diterapkan dengan baik

Penulis berterima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini sehingga makalah ini selesai pada waktunya.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan makalah ini,karena kurangnya bahan dan buku-buku yang diperoleh.Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

BAB I

PENDAHULUAN

Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri.Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen.

Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Berikut ada tips bagaimana mengusahakan agar para atasan mau mendelegasikan wewenang.

BAB II

Delegasi

1. Pengertian delegasi

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

Pendelegasian adalah pelimpahan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain. Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya rutinitas sebaiknya didelegasikan ke orang lain agar seorang manajer dapat menggunakan waktunya itu untuk melakukan tugasnya sebagai seorang manajer.

Pendelegasian adalah kegiatan seseorang untuk menugaskan stafnya / bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang
bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepeda staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas tugas itu sebaik baiknya serta dapat mempertanggung jawabkan hal hal yang didelegasikan
kepadanya, ( Manulang,1988)

Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. ( Sujak, 1990)

Delegasai wewenang adalah proses yang paling fundamental dalam organisasi, sebab pimpinan tak kan sanggup melakukan segala sesuatu dan membuat setiap keputusan.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

2. Aspek penting dalam pendelegasian

a. Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.

b. Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.

c. Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.

· Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results").

a. Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.

b. Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.

· Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan, dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.

· Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.

· Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.

· Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.

3. Alasan pentingnya pendelegasian

Ada alasan delegasi itu diperlukan, diantaranya adalah :

1. Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.

2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3. Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

4. Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.

5. Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

6. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

7. Agar organisasi berjalan lebih efisien.

8. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

9. Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

4. Kegiatan delegasi wewenang

Beberapa kegiatan dalam delegasi wewenang adalah :

· Manager perawat/bidan menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan;

· Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

· Perawat/bidan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab.

· Manajer perawat/bidan menerima pertanggungjawaban (akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.

5. Prinsip delegasi

Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :

· Prinsip scalar.

Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat-tingkat pada struktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

· Prinsip kesatuan perintah.

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

· Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.

6. Cara melakukan delegasi

Cara manajer dalam melakukan delegasi antara lain :

· Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah.

· Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis

· Menyetujui standar kerja

· Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan

· Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.

· Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.

· Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya.

· Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat.

· Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.

· Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.

7. Teknik pendelegasian

Manajer perawat/bidan pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif perawat sampai eksekutif departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai perawat/bidan klinis. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu.

8. Jenis pendelegasian

Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey menyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu :

· Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation)

Pendelegasian suruhan berarti : "kejar ini, kejar itu, kerjakan ini,
kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai."

Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager karena mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih creative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat.

· Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apapun.

9. Penyebab gagalnya delegasi

· Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

· Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

· Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

· Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.

· Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.

· Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

· Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

10. Hambatan pendelegasian

a. Hambatan hambatan pada delegator

· Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri

· Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

· “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.

· Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan

· Rasa tidak aman

· Takut tidak disukai

· Penolakan untuk mengakui kesalahan

· Kurangnya kepercayaan pada bawahan

· Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan

· Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja

· Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.

· Keseganan untuk mengembangkan bawahan

· Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.

b. Hambatan- hambatan pada yang diberi delegasi

· Kurangnya pengalaman

· Kurangnya kompetensi

· Menghindari tanggung jawab

· Sangat tergantung dengan boss

· Kekacauan [disorganization]

· Kelebihan beban kerja

· Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat

c. Hambatan- hambatan dalam situasi

· Kebijakan tertuju pada satu orang

· Tidak ada toleransi kesalahan

· Kekritisan keputusan

· Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]

· Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.

· Kekurangan tenaga

11. Metode-metode pendelegasian

· Spesifikasi tanggung jawab secara jelas.

Menjelaskan hasil yang di harapkan dari sebuah tugas yang di delegasikan atau dari suatu penugasan,jernihkan sasaran dan prioritas.dan beritahukan kepadanya mengenai batas waktu apa saja yang harus di penuhi

· Berikan kekuasaan yang cukup dan princi batas-batas kebijaksanaanya.

Bila member tanggung jawab yang baru tentukan jumlah kekuasaan yang sesuai yang di butuhkan oleh bawahan tersebut agar dapat melaksanakanya

· Princi persyaratan pelaporan

Peting seorang bawahan memahami jenis-jenis informasi yang harus di laporkan, beberapa sering laporan harus di harapkan, dan bagaimana kemajuan akan di pantau(misalnya : laporan tertulis, pertemuan-pertemuan tinjauan)

· Mengenai kemajuan, presentasi dalam pertemuan-pertemuan departemen evaluasi kerja yang vormal

· Pastikan penerimaan tanggung jawab dari bawahan

Agar pendelegasian itu berhasil, maka bawahan tersebut harus menerima penugasan yang baru tersebut dan mengikat diri untuk melaksanakannya. Karena penugasan tersebut menarik dan penting bagi kemajuan karier bawahan tersebut.

· Teruskan informasi kepada mereka yang harus mengetahui

Orang yang diberikan wewenang (pendelegasian), ia harus melakukan tugas oleh yang didelegasikan harus diberitahukan tentang tanggung jawab kekuasaan baru dari bawahan kepada rekannya.

· Pantaulah kemajuan dengan cara yang sesuai

· Usahakan agar supaya bawahan memperoleh informasi yang dibutuhkan

· Berilah dukungan dan bantuan namun hindari pendelegasian yang terkait

· Buatlah agar kesalahan itu menjadi suatu proses belajar (Yukl. Gary.1989).

Wewenang Yang Didelegasikan

Ø Delegasikan tugas oleh yang dapat dilakukan dengan lebih baik oleh bawahan

Ø Delegasikan oleh yang mendesak namun bukan yang mempunyai prioritas tinggi

Ø Delegasikan tugas oleh yang relevan bagi karier seorang bawahan

Ø Delegasikan tugas tugas dengan kesukaran yang sesuai

Ø Delegasikan tugas yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan

Ø Delegasikan tugas oleh yang tidak sentral bagi peran manejer

Daftar Pustaka